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Como contratar um Sales Ops para o seu comercial

Como contratar um Sales Ops para o seu comercial
Vitor M. Costa

Sócio na Insight Sales

Quando chega o momento de contratar uma pessoa para cuidar das operações do seu comercial a boa notícia é que o time de vendas está crescendo!

Porém, esse crescimento vem acompanhando de demandas que não fazem mais sentido que um gestor de vendas exerça. Dentre essas demandas estão: apurar de forma detalhada os resultados do time, assegurar assertividade nos dados do CRM, garantir a qualidade das listas para prospecção, etc.

A solução então é contratar um Sales Ops (ou Sales Operations). Parece óbvio, mas ao pesquisar sobre esse termo rapidamente constata-se que esse cargo tem infinitas definições e, até mesmo, nomes e contextos diferentes. Ou seja, essa é uma função que não tem receita de bolo. O melhor caminho é definir o perfil desse profissional de acordo com o cenário e necessidades da sua empresa.

Também é importante ressaltar que o objetivo maior com essa contratação é melhorar a eficiência e eficácia nos processos de vendas. Desta maneira, por mais conhecimento técnico que ele apresente, é preciso também que esse candidato tenha uma visão estratégica do comercial.

Antes de partir em busca desse profissional, é preciso definir e listar quais são as entregas esperadas pela sua empresa e o que você quer que seja priorizado com a chegada dessa pessoa (lembrando que as demandas serão infinitas, e dependendo do seu budget para o setor a mão de obra pode ser escassa).

Job to be Done

O primeiro passo é definir quais serão as principais questões no seu processo que devem ser trabalhadas por esse novo profissional. Esse momento é fundamental para desenhar o perfil ideal que irá gerar valor em seu processo.

Como mencionei, a função de Sales Ops varia bastante de empresa para empresa. Neste artigo do Hubspot (em inglês) são levantados 5 ótimos exemplos de descrições de trabalho (job description) em diferentes cenários. Nota-se que as diferenças são sempre resultado das necessidades e contextos de cada negócio.

Abaixo citarei alguns exemplos de demandas mais comuns para melhor ilustrar essas atribuições necessárias. Listarei também as recomendações para que cada umas destas demandas possam ser melhor atendidas pelo seu novo profissional de Sales Ops.

Foco em extração para análise de dados

Caso o foco principal do seu Sales Ops seja resumir os dados em uma visão gerencial, apontando assim melhorias no processo, você precisa de uma pessoa mais generalista, mas com forte embasamento de matemática. Estatística também é um diferencial extremamente relevante. Além disso, entender minimamente de lógica de programação também será de grande valia no dia a dia.

Pessoas com experiência em consultorias de gestão e com forte embasamento em dados costumam se sair muito bem, mesmo não tendo experiência prévia em vendas. Vale lembrar que esse profissional precisa ter proficiência mínima no uso de planilhas.

Na prática, apenas a parte de extração e estruturação dos dados acaba sendo bem onerosa. Isso acaba gerando um gasto de horas excessivas de trabalho para uma pessoa específica, demandando muitas vezes que se contrate um profissional focado apenas nesta tarefa (tarefa essa anterior a análise de dados propriamente dita). Neste sentido, a Insight Sales pode ser uma ferramenta que te auxiliará nessa parte do processo.

Um erro muito comum das empresas no momento da contratação, é confundir o trabalho do Sales Ops com profissionais de BI (Business Intelligence) ou Cientistas de Dados. Esses são cargos bem diferentes! Vamos explicar rapidamente abaixo as diferenças entre cada um deles.

Diferença entre Sales Ops para BI ou Data Scientist

O Sales Ops costuma ser muito confundido com um profissional de BI ou mesmo um Cientista de Dados, porém, são cargos bem distintos. Não vou me aprofundar neste assunto, mas, grosseiramente, o BI tem um foco mais em obtenção e análises de informações gerenciais de eventos passados, sendo que essas informações extraídas serão usadas nas tomadas de decisão.

Já um Cientista de Dados é mais focado na criação de modelos preditivos que serão usados em produção (ou seja, algo semelhante à busca do Google, que sugere as letras e palavras que poderão ser digitadas).

Caso queira se informar melhor, deixo a referência deste excelente texto sobre o que é um time de Data Science e este outro, em inglês, diferenciando BI de Data Science.

Abaixo um diagrama para melhor visualização:

Diagrama ciência de dados

Voltando ao Sales Ops...

Para esse cargo é bom também que se busque alguém mais generalista, que conseguirá passar demandas mais "específicas" para esses profissionais (BI e DS, por exemplo) extraindo o melhor destas áreas com foco no comercial. Poderíamos dizer que o Sales Ops idealmente será a ponte entre vendas e esses recursos mais robustos de dados.

Outro ponto cabal é a facilidade que o Sales Ops tem de mostrar esses dados para diferentes níveis dentro da empresa - do SDR a diretoria e eventualmente investidores. Portanto, é importante que esse profissional tenha uma ótima comunicação verbal e escrita.

Assertividade e usabilidade do CRM

Assertividade e usabilidade do CRM

Uma demanda muito comum e intimamente ligada à análise de dados é garantir que as informações presentes no CRM estejam corretas. Apenas dessa forma suas análises serão efetivamente relevantes, assim como será possível a conferências por outros setores da empresa, como Marketing e Financeiro.

Outro ponto fundamental sobre o CRM é garantir que ele esteja implementado de forma que os vendedores tenham nenhum ou pouquíssimo trabalho no momento do preenchimento. Isso porque o CRM deve ser visto como um aliado no processo pelos vendedores, e não como uma obrigação inútil.

Neste ponto, trazer uma pessoa que já tenha experiência com a(s) ferramenta(s) de CRM que você já utiliza ou planeja adotar reduzirá e muito a curva de aprendizagem, garantindo uma assertividade de dados e assegurando que os vendedores possam focar no que fazem de melhor: vender!

Geração de demanda

Também é bem recorrente a necessidade desse profissional no momento da criação de listas para prospecção, sempre se pautando nos dados para garantir uma constante melhoria da qualidade das mesmas. Essa percepção deve ser compartilhada e conferida a todo o momento com o time de vendas.

Para esta função, o ideal é focar em pessoas que sejam voltadas para resolução de problemas e que estejam acostumadas a usar e a aprender a operar diferentes ferramentas. Caso já tenha experiência em criação de listas, esse especialista agregará ainda mais valor ao seu setor.

Outras necessidades e características

Coloquei acima as necessidades e características mais técnicas, porém vale ressaltar que uma pessoa com um perfil extremamente proativo é essencial, pois ela resolverá problemas antes mesmo que seja solicitado, garantindo que a sua equipe esteja constantemente e corretamente bem orientada sobre as operações como um todo.

A todo momento surgem novas maneiras de executar o trabalho, assim como novas ferramentas, e trabalhar com alguém que tenha como foco a busca por novidades é fundamental para alcançar o objetivo de se ter uma melhor e mais moderna estrutura para vendas.

Resumindo, você precisará de profissionais que atendem pelo menos alguns dos requisitos descritos abaixo:

  • Base de matemática, computação e estatística
  • Capacidade de analisar dados e entregar resultados relevantes ao negócio
  • Experiência em organização de CRM (de preferência o utilizado pela sua empresa)
  • Experiência em prospecção/criação de listas
  • Visão generalista com foco em incremento de produtividade.

Dificilmente você encontrará um profissional pronto!

Dada a especificidade da função e as particularidades de cada empresa, torna-se difícil encontrar pessoas no mercado que já estejam prontas para ocupar estes cargos. Não há garantias de que o bom desempenho gerado em um contexto terá o mesmo efeito se aplicado em um cenário diferente.

Abaixo algumas considerações sobre arranjos de times para analisar no momento da contratação:

Time completo

O ideal é ter mais de uma pessoa com experiências em pontos específicos (listados acima), e com isso montar um time que consiga entregar de forma efetiva todas as exigências necessárias para o bom funcionamento do departamento.

A grande vantagem deste arranjo é ter entregas em um espaço de tempo menor e garantir que o evolução inicial do setor já seja de alto nível.

Um profissional Sênior + Juniores

Na prática, nunca temos um budget infinito para contratarmos da maneira que gostaríamos. Logo, uma boa opção é trazer uma pessoa mais sênior, que execute muito bem tarefas mais complexas e que demandem mais atenção, e que também consiga treinar profissionais mais juniores. Desta maneira, ele conseguirá montar um time que faça entregas mais simples no curto prazo, ao mesmo tempo que capacitará a equipe no longo prazo.

Este arranjo apresenta como vantagem estruturar um time que tende a entregar cada vez mais ao longo do tempo. A desvantagem no curto prazo é o tempo gasto para treinar os membros mais juniores, reduzindo assim a velocidade de entregas mais robustas. Mas, ao mesmo tempo, esse profissional mais sênior tenderá a cumprir as demandas mais indispensáveis, e, no longo prazo, a equipe terá entregas cada vez mais ágeis e eficientes!

Alguns profissionais Juniores (Ou apenas um Junior :|)

Na possibilidade de o seu caixa estar mais curto (uma realidade bem comum no Brasil), o mais rentável é definir qual(is) o seu(s) maior(es) problema(s) atualmente e trazer alguém que conseguirá aprender de forma ágil o que precisa ser feito para solucioná-lo(s). Neste contexto, alguém que já tenha experiência nos processos da empresa (preferencialmente da equipe de vendas), pode apresentar uma grande vantagem e ser um potencial candidato. Lembrando que este tipo de profissional, apesar de mais barato, exigirá muito treinamento em dados inicialmente.

Inglês

Não é pré-requisito, mas qualquer profissional que consiga entender informações em inglês terá uma certa vantagem. Isso porque ele terá acesso a conteúdos muito mais completos e evoluirá mais rapidamente no momento de executar determinadas demandas, reduzindo assim o tempo de rampagem do mesmo.

Ferramentas que podem (E DEVEM) ser adotadas

Ferramentas para Sales Ops

Falei acima das conhecidas ferramentas de CRM e Excel, mas outros tipos de plataformas também são fundamentais para que o seu profissional de Sales Ops garanta uma entrega de qualidade em sua rotina de trabalho.

Para alternativas mais "robustas" existem sistemas como o Power BI, Metabase ou Data Studio - ferramentas de visualização de dados que facilitarão para todos os envolvidos no entendimento do cenário comercial.

Conforme já mencionamos, o Sales Ops deve ser capaz de verificar os dados do processo de ponta a ponta, e plataformas como a Insight Sales também podem ajudar a garantir que os seus indicadores estejam sendo corretamente preenchidos (sem os tradicionais erros que ocorrem nos CRMs e ferramentas de visualização de dados), evoluindo assim a cada dia o seu Funil de Vendas e processo com um todo.

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