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Como estruturar corretamente o seu CRM e Funil de Vendas?

Como estruturar corretamente o seu CRM e Funil de Vendas?
Renato Ferreira

Sócio na Insight Sales

Nenhum sistema funciona sem input de dados humanos. Mesmo o melhor e mais moderno software do planeta precisa que alguma pessoa, em algum momento, o atualize. É claro que no universo de sistemas CRM, isso não seria diferente.

Mesmo as plataformas mais avançadas, e que melhor automatizam as etapas do processo, precisam ser utilizadas corretamente pela equipe de vendas para gerar valor. Porém, o CRM sozinho, mesmo com a equipe o preenchendo diariamente, não é o suficiente. Ele precisa formar dupla com outra parte importante do processo para maximizar as análises. Já adivinhou do que estamos falando? Esse complemento se chama funil de vendas.

CRM e Funil de Vendas sempre devem andar juntos. Podemos listar como principais pontos dessa união as seguintes razões:

  • Em um processo de venda padrão, todo lead segue um fluxo que normalmente compreende etapas de conexão, qualificação, negociação e fechamento. Sem um funil, é impossível medir como essa progressão acontece;
  • Sem um funil de vendas, acompanhar o ciclo de vendas perde o valor. É impossível saber em quais etapas os leads estão travando;
  • É impossível otimizar o fluxo de compra do seu cliente se você não tem um passo a passo de quais etapas ele passa;
  • Sem um funil de vendas, a equipe vai gerenciar o avanço dos leads de uma forma mais intuitiva e menos processual, dificultando o treinamento e replicação de boas práticas;

Resumidamente, unificar o CRM com o seu funil de vendas é um excelente motor de geração de insights dentro do processo comercial. É muito difícil para um gestor evoluir em um processo pouco formalizado, onde os leads não possuem um fluxo claro de registro.

Agora que já falamos sobre a importância de unir CRM e funil de vendas, apresentaremos algumas boas práticas para facilitar a implementação de ambos no seu processo.

CRM e funil de vendas: boas práticas de implementação

É muito comum ver empresas escolhendo sistemas de CRM muito complexos. Ao mesmo tempo, também acontece o cenário onde sistemas mais simples e intuitivos são contratados, mas o gestor cria inúmeras burocracias dentro dele que acabam dificultando muito o seu preenchimento e acompanhamento. Para não repetir esses erros, preste atenção nos pontos que traremos abaixo:

1. Escolha um sistema de CRM com funil kanban

Toda empresa quer vender mais, não é mesmo? Porém, não basta apenas ter uma equipe com um bom discurso comercial e um sistema de CRM funcional. Também é necessário acompanhar a evolução dos seus leads dentro do funil.

Como a rotina do comercial pode ser extremamente corrida (ainda mais no final do mês hehe), é preciso ter sempre o status do funil em mãos de forma rápida e visual. Caso seja necessário gerar relatórios para ter um status do processo o tempo todo, acaba-se perdendo muita velocidade.

Ao mesmo tempo, muitos sistemas não apresentam esses dados de forma intuitiva. Logo, para não gastar muito tempo para ter uma informação mínima para trabalhar, ter uma visualização do funil em kanban é excelente para extrair diagnósticos rápido do processo.

Para quem ainda não é familiarizado com o modelo kanban, existem vários artigos interessantes aprofundando um pouco mais no tema. Mas resumidamente, ele aplicado em vendas é a representação visual do fluxograma do funil segmentado pelas etapas, com os negócios em aberto sendo representados por cartões em cada uma delas.

Funil de vendas Kanban

2. Mapear quais são as etapas do Funil de Vendas

Como você viu no exemplo acima, para que o CRM e o funil de vendas funcionarem bem juntos, toda a estrutura precisa ser bastante intuitiva. Portanto, mapear bem quais são as etapas do processo é um dos passos essenciais para facilitar uma implementação de sucesso.

Já mostramos em outro artigo como criar funis de venda, independentemente do processo ser de Outbound, Inbound ou Híbrido. Quem já o leu sabe que essa tarefa não é fácil.

É preciso mapear com calma, pois o ideal é evitar trocas excessivas de funis. Essa falta de estabilidade acaba dificultando que a equipe se engaje e a tendência é que o próprio CRM acabe caindo em desuso. 

Lembre-se sempre: se a equipe não engaja com o seu CRM e funil de vendas, toda essa estrutura acaba perdendo o seu propósito.

3. Tenha critérios claros de passagem de etapa

Ao montar um funil de vendas, muitas empresas acabam se esquecendo de um aspecto muito simples. É preciso existir critérios claros de entrada e saída de etapas do funil.

Um exemplo no funil que mostramos é a passagem do lead da etapa de conexão para conectado. Conexão é a etapa onde estão todos os leads que estamos tentando alcançar mas ainda NÃO nos responderam. Eles só irão para conectados no momento em que RESPONDEREM o vendedor.

Ele não pode, de forma alguma, avançar essa etapa sem cumprir esse critério. Da mesma forma, ele não pode ir para a etapa de proposta enviada caso não a tenha a requisitado. Pode parecer um pouco óbvio tudo isso que estamos falando, mas é grande o número de empresas que não possuem um funil simples como o que apresentamos no exemplo e nem possuem critérios claros de passagem entre as etapas.

A tendência das empresas que se enquadram nesse cenário é enfrentar bastante dificuldade para entender o fluxo de evolução dos leads dentro do processo de vendas, ao mesmo tempo em que se torna praticamente impossível acompanhar os indicadores comerciais mais relevantes.

4. Como engajar a equipe no uso do CRM e funil de vendas?

Todo ser humano possui uma curva de aprendizado. É praticamente impossível aprender qualquer assunto minimamente complexo em poucos dias. Quando falamos de CRM e funil de venda então, o volume de informação tende a ser bem elevado.

Seja os campos que o vendedor deve preencher, observações das reuniões e marcação de atividades, até mesmo entender como funciona a passagem do lead entre as etapas, existe conteúdo para no mínimo um mês de estudo. Portanto, é necessário e recomendado que o gestor acompanhe ao final de cada dia do primeiro mês como o time está enfrentando desafios para entender qualquer um desses pontos. 

É possível realizar essa conferência na daily do comercial. Essa daily, para quem não está familiarizado com metodologias de gestão ágil, de forma bem resumida, é uma rápida reunião ao final do dia para entender o que foi executado, o que será executado e se surgiu algum impedimento para realização do trabalho.

Nesse momento o gestor pode verificar se existem dúvidas em comum em relação ao CRM e funil de vendas por parte da equipe, facilitando e agilizando muito a evolução.

Esse ponto é particularmente importante para os times que trabalham de forma remota. No presencial, essas dúvidas são sanadas de forma rápida, sem muito atrito. Porém no remoto, elas tendem a se acumular, afetando assim a performance do processo.

Ressaltamos que é importante ter a equipe engajada em todo o processo. De nada adianta ter uma Ferrari na garagem sem ninguém para pilotar.

Conclusão: vendas sempre são sobre pessoas (nesse caso, os vendedores)

Você deve ter percebido ao longo do texto que explicamos como alinhar o seu CRM e funil de vendas, mas focamos muito mais no engajamento da equipe. É sempre importante repetir que quem faz as coisas aconteceram em vendas são os vendedores.

Toda estrutura que é desenhada ao seu redor tem como foco otimizar os seus resultados, melhorar a análise dos resultados e facilitar a sua rotina.

Sempre que a estrutura de CRM e funil de vendas for desenhada considerando outros aspectos que não esses descritos, ela já está fadada ao fracasso. Portanto, pense bem no momento que for fazer o seu planejamento.

Converse com a sua equipe e os envolva em todos esses pontos. Eles com certeza possuem feedbacks muito validados que irão ajudar na evolução do seu processo de vendas.

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